Controllo di gestione, l'importanza del report

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Se lavori all’interno di un’azienda non è da escludere che ti troverai di fronte alla necessità di leggere e/o compilare un report aziendale. Si tratta, infatti, di uno strumento fondamentale per migliorare le performance aziendali. Non è possibile pensare di crescere come realtà a livello commerciale se non attraverso il reporting per il controllo di gestione. Per capire che cosa sia, è necessario prima chiarire l’utilità del controllo di gestione. Tutte quelle operazioni di analisi delle performance che sono finalizzate a capire il funzionamento dell’azienda per migliorarne l’andamento e prendere decisioni sugli obiettivi futuri rientrano nella definizione di “controllo di gestione”.

Il report costituisce una fonte di informazioni importanti per analizzare i diversi ambiti che mantengono viva l’attività aziendale. Ci possono essere report:

  • sulle statistiche di vendita (filtrati per clienti, tipologia di prodotto o per zone geografiche);
  • sui dati del magazzino (le scorte, la rotazione, la valorizzazione);
  • sulla produzione (i materiali usati e i tempi di lavorazione);
  • sul marketing e la comunicazione (le risposte ottenute dalle diverse strategie comunicative);
  • sull’analisi di bilancio e degli scostamenti;
  • sul budget;
  • sul forecasting (le previsioni su un determinato fenomeno commerciale basate sulla raccolta di dati e calcoli possibili).

Il contenuto di questi report solitamente è formato da dati e informazioni riguardanti il tema o il settore da analizzare. Redigere un buon report non significa scaricare tutti i dati presenti nel database aziendali e incollarli in un documento. Quest’operazione non è utile a nessuno. Per ottenere uno strumento di analisi utile al controllo di gestione, bisogna filtrare le informazioni che servono e che possono dire qualcosa al fine di elaborare nuove strategie o piani d’azione. Quindi, bisogna operare una giusta sintesi per rendere i dati presenti sul report completi, ma chiari e indicativi.

È importante che un report sia tempestivo. Non serve a nulla rendere conto di una strategia messa in atto mesi prima se la decisione su come agire in futuro sempre in merito a quell’ambito è già stata presa. Trascrivere un report completo è importante, ma va fatto tenendo conto delle scadenze. Generalmente, è una buona abitudine nella calendarizzazione delle attività aziendali inserire anche i termini massimi per la consegna dei report.

Non c’è una forma standard per la redazione di un report. Si possono usare relazioni, grafici, tabelle, presentazioni digitali… La forma può essere determinata dal contenuto del report. Ad esempio, se scriviamo un report sul budget potrà essere molto utile inserire dei grafici o delle tabelle riassuntive. Esistono due tipologie principali di report: quelli direzionali e quelli operativi. I primi sono rivolti al Management aziendale, quindi alla direzione, e sono molto sintetici. Il loro fine principale è quello di controllare i diversi settori. Sono progressivi perché evidenziano l’andamento dell’impresa nel tempo. Invece, i report operativi sono destinati ai responsabili di un determinato settore e, di conseguenza, sono più dettagliati. Riguardano i diversi processi operativi e sono molto più analitici.

Insomma, per ogni settore si possono realizzare diversi tipi di report. Come farlo nel migliore dei modi, lo si imparerà con il tempo e l’esperienza. Quello che non bisogna assolutamente dimenticare è che si tratta di uno strumento fondamentale per prendere decisioni importanti riguardo il futuro dell’azienda, quindi, non va assolutamente trascurato.

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